قيد التشغيل الأرشفة أُطلق في سبتمبر 2023

نظام الأرشفة الإلكترونية

كل كتاب رسمي، مفهرس ومرفق ويُوجد في ثوانٍ.

نظرة عامة

يحل نظام الأرشفة الإلكترونية محل سجل المراسلات الورقي. فكل كتاب رسمي، وارداً كان أو صادراً، يُسجَّل برقمه المرجعي وتاريخه وموضوعه والجهة التي ورد منها أو صدر إليها وتصنيفه والسنة الدراسية والقسم المعني، مع أي ملاحظة يحتاج المسجِّل إلى إضافتها.

وتُرفَق النسخة الممسوحة ضوئياً بالسجل وتُخزَّن في Amazon S3 بدل قرص مشترك. ويفتح الموظفون الكتاب في المتصفح أو ينزّلونه عبر رابط موقّع مؤقت، فلا يبقى الملف نفسه في مجلد يستطيع أي أحد نسخه. أما جهات المراسلة وأنواع الكتب فتُدار داخل النظام، فيبقى التصنيف ثابتاً بدل أن يتبدل مع كل من يحفظ وثيقة.

ولأن الأرشيف يتشارك قاعدة بيانات الجامعة، يمكن ربط الكتاب بالتدريسي المعني به، فيُظهر سجلّه المراسلات العائدة إليه. ويحمل كل قيد اسم المستخدم الذي سجّله ولحظة تسجيله.

والعثور على كتاب مسألة ترشيح بالرقم أو الجهة أو النوع أو الاتجاه، لا بحثاً في خزانة. وتلخّص لوحات المعلومات السجل كاملاً وقسماً بقسم، بينما ترسل خدمة بريد مجدولة الإشعارات من صندوق الأرشيف في الخلفية دون أن تعطّل من يقوم بالحفظ.

آلية العمل

يرد الكتاب أو يصدر، فيُسجَّل برقمه وتاريخه وموضوعه واتجاهه.
يُصنَّف حسب جهة المراسلة ونوع الكتاب، وكلاهما يُدار داخل النظام فلا يتبدل التصنيف.
تُرفق النسخة الممسوحة وتُخزَّن في Amazon S3 بنوعها وحجمها.
يُحال إلى القسم المعني به، ويمكن ربطه بالتدريسي الذي يخصّه.
والعثور عليه لاحقاً ترشيح، بالرقم أو الجهة أو النوع أو الاتجاه، ثم فتحه في المتصفح أو عبر رابط موقّع مؤقت.

ما الذي يقدّمه لك

لم تعد الخزانة عنق الزجاجة. يُعثر على الكتاب بالترشيح لا بالمشي إلى غرفة.
لم تعد الملفات على الأقراص المشتركة. النسخ الممسوحة في S3 وتصل عبر روابط مؤقتة بدل النسخ.
يبقى التصنيف ثابتاً. الجهات والأنواع قائمة مضبوطة لا ما يكتبه كل شخص.
لا شيء مجهول المصدر. كل قيد يحمل من سجّله ومتى.

المزايا