نظام إدارة المصروفات

يدير نظام إدارة المصروفات الأموال التي تصرفها المؤسسة. يبدأ كل صرف بسند صرف يحمل رقم وصله الخاص ضمن السنة المالية، واسم المستفيد ومن استلم المبلغ، وتفاصيل الصرف، ونوعه نقداً أو آجلاً، والمبلغ الكلي، وما دُفع فوراً وما تبقّى. ويُقيَّد كل سند على حساب مأخوذ من شجرة حسابات المؤسسة، فيبقى الدفتر متسقاً.

تُقسَّم السندات الآجلة إلى أقساط لكل منها تاريخ استحقاق ومبلغ. والدفعات الحقيقية نادراً ما تسير وفق الخطة، لذا لا يقتصر القسط على الدفعة العادية: فقد يكون تسوية أو غرامة تأخير أو خصماً، ولكلٍّ سببه المكتوب واتجاهه الذي يزيد ما على المؤسسة أو ينقصه. وعند تغيّر الظروف يمكن إعادة جدولة المتبقي كاملاً دون المساس بما دُفع فعلاً.

ويُنتج كل دفع فعلي وصلاً خاصاً به، مرقّماً تسلسلياً ضمن السنة ومردوفاً بحرف عند تعدد وصولات القسط الواحد، فلا يتشارك مستندان رقماً واحداً أبداً. ولا يُحذف شيء: فالسند أو الوصل الذي يتبيّن خطؤه يُلغى بسبب مسجَّل، والسند المكتمل يمكن قفله فلا يعدّله أحد بعد ذلك.

ويقف خلف ذلك كله سجل تدقيق على مستوى الحقل. فكل تعديل وقفل وفتح وإعادة جدولة يُحفَظ مع الحقل الذي تغيّر وقيمته السابقة والجديدة ولحظة حدوثه والمستخدم المسؤول. وتُطبع السندات والوصولات مستندات PDF رسمية، وتمنح التقارير الدائرة المالية ومدققيها الصورة نفسها عمّا التُزم به وما دُفع وما لا يزال مستحقاً.